Аффилейт конференции: как их провести и какие проблемы могут возникнуть в организации

Аффилейт-комьюнити живет конференциями — такие мероприятия объединяют экспертов сферы, работающих в основном удаленно, ощутимо помогая в сотрудничестве. В сфере уже есть ряд известных конференций, которые стараются не пропускать представители рынка: Broconf, Kinza, AW, и ряд других. Организовать такой ивент трудно, но вложения могут хорошо окупиться.

Если хорошо провести собственное мероприятие, можно значительно укрепить свою репутацию на рынке, но нужно быть готовым справиться с рядом непредвиденных трудностей. Паша Панин, со-овнер ExGaming, рассказал о всех этапах организации Moscow Affiliate Party, а также о проблемах, которые возникали на этих этапах, и способах их решения.

Когда и почему возник план провести MAP

Вы уже проводили мероприятия до MAP. Расскажешь о них поподробнее?

Паша Панин: Я и Даня Марченко, — овнер ПП Leadshub, — равноправные со-владельцы ExGaming. Мы с ним познакомились в Таиланде, на Пхукете, когда он организовал барби-пати в тренд к фильму.

Потомы мы нашли пересечения не только в отдыхе, но и в работе. В Бангкоке, когда мы уже были все вместе, провели Bangkok Affiliate Party — было классно, весело.

Затем мы решили провести афтепати после Affiliate World Asia — на 300-350 человек. Прошло мероприятие очень хорошо, много людей собралось, были классные фидбэки.

Мы уже понимали, что у нас будет партнерка, и уже тогда хотели сделать что-то большее. В Таиланде мы постарались отточить навык и понять, как проводить мероприятия так, чтобы они нравились людям — конечная цель любого мероприятия.

Приехав в Москву, начали организовывать MAP, состоявшуюся 19 июля.

Как и у кого возникла идея проведения MAP и были ли у этого желания материальные причины — повысить вашу узнаваемость, например? Или это было «ради идеи»?

Паша Панин: Конечно, помимо идеи всегда есть продуманная история и ответ на вопрос, зачем это делать. В апреле наша партнерская программа вышла в паблик, и ее надо продвигать — быстро зайти в рынок и стать на слуху. Это не так легко сделать, некоторые бренды прокачиваются годами. Мы же хотели побыстрее пройти этот путь.

Сопоставив стоимость и предполагаемый результат продвижения за счет закупа рекламы, мы ушли от этой идеи. Даже если такое продвижение приводит аудиторию, она, как правило, низкокачественная.

У нас уже был опыт проведения афтепати на AWA, и весной прошлого года мы стали планировать ивент на середину лета.

Помимо ПП хотелось продвигать наши медиабайинг команды по PPC, FBM, инфлюенс-направлению, стримам — в целом холдинг, чтобы облегчить задачу рекрутинга новых кадров и, помимо этого, получить новых веб-мастеров.

Такой вариант продвижения — показатель надежности ПП. Одно дело, если все, что ты знаешь о партнерке, это Telegram-канал, другое — когда владельцы выходят в свет, делают мероприятие, и ты можешь их увидеть и узнать поближе.

«Если тебе что-то понравилось, перепроверь это несколько раз» — проблемы на этапе организации

Трудно ли было привлекать спонсоров?

Паша Панин: Привлекать было несложно, но мы совершили большую ошибку. Из-за того, что мы провели MAP параллельно проведению IGB в Амстердаме, мы потеряли где-то 70% потенциальных спонсоров.

В итоге ни Marlerino, ни Private, ни очень большой пул ребят, которые хотели поучаствовать, не смогли, потому что они всем составом были в Амстердаме.

Кроме того, это был наш первый ивент, а к таким мероприятиям всегда относятся с недоверием. Было много скепсиса.

Тем не менее, мы закрыли вообще всех спонсоров: кого-то я знал, с кем-то мы работали, партнерились в рамках ПП, если говорить про рекламодателей. Даже баинг-команда помогла и порекомендовала сервисы. В итоге за счет социального капитала получилось привлечь спонсоров на наше мероприятие.

Как не прогадать с выбором пространства, кейтеринга и прочими моментами организации? На что при выборе подрядчиков вы обращали внимание в первую очередь?

Паша Панин: Забегая вперед, скажу, что мы прогадали. Первый совет: если тебе что-то понравилось, перепроверь это несколько раз.

Мы посмотрели, где раньше проводились мероприятия, и выбор пал на зал «Атмосфера». Там проходила афтепати BroConf. Никаких проблем не должно было быть, но впоследствии всплыло много подводных камней.

Менеджерский состав площадки сначала нам говорил одно, а на деле оказывалось другое — например, площадка настаивала на своем кейтеринге, а за то, чтобы выбрать другой, нужно было доплачивать. Размещение чего-то своего также оплачивалось сверху.

Самые высокие ставки по RU, BY, KZ от прямого рекламодателя FONBET PARTNERS! К заливам!

Но самое неприятное вскрылось после того, как мы все утвердили и внесли предоплату — нам сказали: «кстати, ВК Музыка, если что, на три месяца лета выкупила площадку, то есть весь брендинг останется». Пришлось потратить около 2,5 миллионов только на то, чтобы максимально закрыть этот брендинг — это лишние траты, которые не закладывались.

Сейчас я бы искал площадку, где никто не диктует свои интересы, и подбирал бы разные команды под каждый круг обязанностей: кейтеринг, сцена, площадка и так далее.

Как вы подбирали хедлайнеров и на что ориентировались при выборе?

Паша Панин: Мы хотели добавить чего-то свежего в уже в устоявшийся формат мероприятия. Очень хотели позвать Toxi$ и еще кого-то добрать, но за 2,5 месяца выяснилось, что у него поменялся график, хотя почти все к тому моменту было обговорено. Пришлось пересобирать состав.

Остановились на Aarne, OG Buda и ​xxxmanera.

OG Buda

Но за неделю до мероприятия менеджер Aarne нам написал: «ребят, нам не дали визу, мы не сможем приехать». Это был понедельник, а мероприятие в пятницу. Опять пришлось выкручиваться — за 4 дня никакого исполнителя уже не найти, это нереальная задача, и мы просто позвали диджея, который должен был закрыть эту пустоту.

Xxxmanera должен был выступить и разогреть публику перед Aarne и OG Buda.

xxxmanera

В итоге после его выступления час играл диджей — это не совсем та атмосфера, которая должна была быть. Эмоциональная просадка случилась. Кто-то писал, что затянули, но по-другому не получилось — тайминги согласовываются с исполнителями заранее, изменить время выступления на этом этапе уже нельзя.

Как возникли идеи для ивентов

У вас были необычные ивенты — например Fashion Show, баскетбольное шоу, занятия по скейту. Кто «генерировал» эти идеи, есть ли за этим история создания?

Паша Панин: К Fashion Show я особо не приложил руку — это идея команды. Наша HR параллельно учится на направлении, связанным с показами и модой. Она владеет не только теоретическими знаниями, но и практическим опытом, поэтому когда эта идея возникла, мы ее сразу одобрили.

На баскетбольное шоу нас вдохновила медиалига, которая проходит в Москве — очень крутой формат. Мы несколько раз ходили на Media Basket и поняли, что можем сделать похожее. У нас многие в компании играют в баскетбол, к тому же, есть знакомые из команды 2Drots. Были также ребята из команды LuxeProfit — это тоже наши старые друзья, у них своя команда и играют профессиональные ребята.

Я подумал, что это интересно: арбитражная команда против команды из медиалиги — арбитражный мир VS большой спорт.

А скейт на самом деле мы решили реализовать только потому, что на площадке был скейтпарк.

Какой ивент на твой взгляд прошел круче всего, заинтересовал и вовлек публику?

Паша Панин: По обзору с MAP, который скоро выйдет, видно, что на баскетболе было очень много людей, он хорошо привлек внимание. Меня это действительно порадовало.

Fashion Show мы тоже классно реализовали. Правда, не хватило понимания таймингов: сколько времени надо на пошив, согласования и прочее. Где-то можно было сделать получше. Но итоговый результат мне очень понравился.

 Расскажешь подробнее об афтепати? Почему она была приватной, как все прошло, не пожалел ли ты, что вы организовали ее именно так?

Паша Панин: Точно не пожалели. Скажу больше — я бы использовал этот формат и дальше. Удалось собрать весь топ менеджмент, С-левел команд и сервисов. Это была атмосфера приватного нетворкинга, в котором все структурировано по количеству людей и качеству наполнения.

Площадкой была зона в центре Москвы напротив памятника Петру I, и она вмещала ограниченное количество людей. Во многом поэтому и была создана приватность, но прошло все очень, очень хорошо.

Вложения и окупаемость

Если не секрет, во сколько приблизительно обошлось мероприятие? Если без цифр, то в целом — дороже или дешевле, чем ты ожидал? Из-за накладок, наверное, дороже?

Паша Панин: Да, получилось дороже, намного дороже. В цифрах не хочу говорить, но можно было бы купить хороший Гелендваген.

Тем не менее, если даже считать по билетам, у нас получилось собрать больше 800 человек. Это очень хорошие цифры, учитывая, что это наше первое мероприятие в таком формате. Я уверен, что если бы не было IGB в Амстердаме, то мы бы очень легко перепрыгнули за тысячу.

Как арабские команды льют нутру с Facebook* с ROI 128% и как Джастин Уэлш заработал 2,5 миллиона долларов с бюджетом всего 620 долларов — лучшие кейсы за октябрь 2024

Можно ли в случае с таким мероприятием оценить его «окупаемость» для организаторов? Как считаешь, окупилась ли MAP?

Паша Панин: Окупаемость оценить пока трудно. Целью была не столько коммерция, сколько охваты и позиционирование нашего бренда в рамках рынка. Все, что касается MAP выполнено только на 50% — мы закончили только с оффлайн частью. Теперь мы будем публиковать контент в медиасфере: видео-обзоры, разные флеш-интервью с мероприятия.

К середине ноября можно будет оценить эффективность по UTM-меткам и прочим метрикам. Но рост был заметен даже по количеству партнеров после мероприятия.

«Менеджера площадки увезли — он был настолько пьян, что не понимал, что делать,» — впечатления от MAP

За какие моменты работы ты гордишься, а что пошло не так?

Паша Панин: Горжусь я вообще за все мероприятие, которое мы организовали. Итоговый продукт — очень крутой результат, я его оцениваю на 8 из 10, где 10 — это я не знаю, что.

Из минусов — были задержки на входе, которые были вызваны климатом. Рабочие бригады не успели в срок доделать все из-за того, что шел дождь. Но это просто форс мажор. Самые большие проблемы, которые у нас случились, были связаны с алкоголем и работой самой площадки.

С нами работал представитель атмосферы, Сергей. На протяжении 2 месяцев мы с ним виделись и согласовывали мероприятие. И почему-то именно за день до мероприятия он решил напиться.

В день MAP в 10:00 Сергей меня встретил вусмерть пьяный, заверяя, что все будет нормально. За 2 часа до открытия ко мне подошел помощник и спросил: «вот этот мужчина — в нашей команде или что? Надо с ним что-то делать. Он поскользнулся и упал в туалете, я ему помог подняться. Когда он стал уходить, его вырвало в помойку, а теперь он бегает по площадке».

Впоследствии мне сообщили, что Сергея увезли с площадки — он был настолько пьян, что не понимал, что делать. В итоге менеджера площадки в должном виде у нас не было. Из-за этого нам не вынесли со склада тот алкоголь, который мы привезли, а почему-то взамен открыли платный бар Атмосферы и начали продавать там свой алкоголь.

Ко мне стали подходить и спрашивать, почему у нас пиво стоит 500 рублей. На то, чтобы вынесли наш алкоголь, ушло около часа.

Во время самого мероприятия были моменты, которые не так быстро решались, как хотелось бы. С 16:00 часов появилась заместитель и все стало решаться побыстрее, но первые 3 часа были очень нервные.

Сергей потом извинялся. А так все прошло хорошо. Теперь есть опыт и понимание того, как не допустить этих ошибок.

Что лично тебе принес опыт проведения митапа и он сам как мероприятие?

Паша Панин: Это, бесспорно, очень крутой опыт. По пальцам руки можно пересчитать людей в нашей сфере, которые делали такие большие мероприятия. Я не говорю про сайд-ивенты, когда нужно только снять лофт и обеспечить алкоголь, кальяны и ведущего.

Считаю, что это была именно мини-конференция — у нас были доклады, шоу. Да, она не огромная, как MAC условно, но это похожий формат.

Не всем советую повторять, потому что не каждый на это способен — на это нужно потратить много нервов. Причем есть разница между тем, когда ты сам погружен в процессы, и когда кто-то выполняет эту работу за тебя — у меня было первое.

Зато это переводит тебя на другой уровень, потому что организация такого сложного механизма требует много внимания и способности контролировать разные факторы. За час происходит тысяча процессов.

В качестве примера: Рома Мануйлов планировал провести мероприятие, но в итоге перенес его на год. Это лишний раз доказывает, что организовать такое — очень сложная задача, и я горжусь тем, что у нас это получилось.

Следующие мероприятия

Планируешь ли ты следующие конференции? И если да, то есть ли приблизительные даты?

Паша Панин: Однозначно планируем. За лето прошло очень много мероприятий, хочется, чтобы люди чуть соскучились по ивентам. Ориентир ставим на весну — как раз, когда люди выходят из зимней спячки.

В планах еще сделать первую нормальный онлайн-конференцию. Глядя на тех, кто что-то пытается делать, если честно, плакать хочется. Все в техничке сидят и не могут нормально реализовать технический аспект онлайн-конференции — это очень странно.

Что почитать в мире iGaming: топ-10 каналов по мнению редакции

Я был ведущим на М1 Conf, и она для меня показатель того, как можно делать онлайн конференцию. Хочется в iGaming привнести такой формат, причем хочется объединить нутру и гемблу, чтобы все было в одном месте. Мне кажется, можно собрать большие охваты.